Office Lösungen von Microsoft und Apache OpenOffice

Mit Office-Programmen können Texte, Präsentationen, Tabellen und Grafiken erstellt. Dabei sind die Programme mit intuitiven Funktionen ausgestattet, die das Arbeiten extrem erleichtern. Microsoft als erfahrenes Unternehmen im Bereich von Office-Anwendungen, hat nun mit Office 365 zukunftsorientierte Programme entwickelt, die als Fundament für alle Bürotätigkeiten heute Einsatz finden. Aber auch mit der kostenlosen Variante von Apache kann gut gearbeitet werden.

Office-Pakete bieten viele Möglichkeiten der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsgestaltung, E-Mail-Kommunikation, Datenverarbeitung und Kommunikation. Im Gegensatz zu den vorherigen Versionen von Microsoft Office beispielsweise, verstärkt Microsoft Office 365 die Arbeit in der Cloud und stellt viele Anwendungen auch direkt als Webanwendung und als installierte Software auf dem Gerät zu Verfügung. Der Zugriff auf Dateien wird dadurch wesentlich einfacher. Durch den Einsatz der Cloudanwendungen verringen sich die Wartungsaufwände und -kosten in der IT. Durch die zentrale Verwaltung können Benutzer und Lizenzen einfach verwaltet werden.

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Beispiele für Office-Anwendungen

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Obwohl Office-Produkte viele tägliche Arbeiten erleichtern, stehen diese Softwarepakete auf der Datenschutzseite in Verruf. Oft werden personenbezogene Daten ohne weitere Dokumentation des tatsächlichen Verwendungszwecks in Tabellen-Dateien verwaltet. Schnell entstehen dadurch komplexe Listen mit Stammdaten von Personen und zusätzlichen Informationen wie Umsätze, internen Informationen, Kaufverhalten und anderen schützenswerten Daten. Im Rahmen der DSGVO ist die Speicherung dieser besonders schützenswerten Informationen als kritisch zu betrachten. Die Dateien können lokal oder auch in Cloudspeichern abgelegt werden. Beides ist nicht unbedingt rechtskonform, da die Dateien auf einfachen Laufwerken oft unzureichendem Zugriffsschutz unterliegen oder die betroffenen Personen nicht über die weitere Verarbeitung ihrer Daten aufgeklärt wurden.

Im Zweifelsfall muss der Verarbeiter - in der Regel Sie - nachweisen, dass die Daten rechtskonform und nach den Datenschutzbedingungen gespeichert und verarbeitet werden. Gleiches gilt übrigens bei der Verarbeitung von Dateien mit personenbezogenen Daten.

Kostenlose Lösung von Apache

Die freie und offene Büro-Software Apache OpenOffice bietet ähnliche Produkte wie Microsoft Office für den alltäglichen Gebrauch bei Bürotätigkeiten. Die beiden Produktpakete unterscheiden sich hauptsächlich in der Art der Lizenzierung, dem Aufbau der Oberflächen und dem Umfang der Funktionen. Ebenso bei Updates und Update-Intervalle unterscheiden sich die Pakete grundsätzlich.

Im Startup-Bereich kann es sich gerade am Anfang lohnen, auf kostenlose Produkte zu setzen. Der Wartungsaufwand ist gerade am Anfang sehr gering und durch die freie Verfügbarkeit und Installationsfreiheit ist der Quick-Win immens und unkompliziert zu erreichen. Hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten und Unterschiede können wir Sie gerne unterstützen.